Pourquoi une solution de gestion documentaire ?

Pourquoi une solution de gestion documentaire ?

La décision de déployer une solution de gestion documentaire résulte encore souvent d’une crise ou d’une tension dans la gestion de l’information ; une situation qui nécessite la mise en place d’une organisation plus structurée, d’une traçabilité ou d’une meilleure utilisabilité. L’informatique est le plus souvent le meilleur moyen de fournir une réponse adaptée.
Les crises peuvent se manifester de diverses façons : l’impossibilité de reconstituer un dossier client complet dans un délai raisonnable, de retrouver la dernière version d’un document électronique qui a capitalisé des jours de travail, par exemple. Bien qu’insidieuse dans notre ère hautement numérique, la crise la plus fréquente est probablement la « perte par dilution ». Dilution d’une information importante dans un ensemble beaucoup trop vaste. Il y a perte de connaissance ou de mémoire au niveau de l’organisation.
Les tensions résultent de difficultés chroniques dans l’usage des documents ou de temps perdu. Le temps perdu en recherche est le facteur le plus fréquemment cité. La réutilisation de documents existants est également problématique, lorsque des ensembles documentaires autonomes croissent dans l’organisation et l’efficacité du travail peut être largement dégradée du fait d’un manque d’organisation, de traçabilité ou simplement de visibilité dans l’organisation documentaire. Il s’agit ici de perte de productivité.
Notons par ailleurs que la gestion documentaire fait partie des processus qualité (ISO 9001, 14001 notamment) et si l’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire n’est pas requise pour s’y conformer, elle permet de bénéficier pleinement de l’application des normes en matière de gestion documentaire, au-delà de la stricte application des critères qualité.

Le retour sur investissement peut être complexe à calculer pour ce type d’application. Il dépend de l’évaluation de critères souvent immatériels dont l’évaluation la plus fine est dans la comparaison avant/après, critères qui plus est souvent difficiles à quantifier numériquement.
Néanmoins, il s’agit encore d’une méthode incontournable pour prouver l’intérêt d’un projet et on trouve souvent des métriques de bon sens et contextuelles qui donnent toute satisfaction.Dès que c’est possible, il est intéressant d’évaluer des données objectives et de fixer des objectifs d’amélioration pour ce type d’application. On peu citer par exemple : le temps de traitement des courriers, dans le cas d’une GED de correspondance, le taux de bonne application des normes et procédures, dans le cas d’une GED qualité, le temps de traitement du renouvellement des contrats pour une contrathèque ou le taux de doublons d’une même image dans l’organisation pour une application de gestion de média…